Nachkalkulation

Ein Auftrag ist erst dann gut gelaufen, wenn am Ende mehr übrig bleibt als geplant oder zumindest so viel. Ob das so war, sagt dir die Nachkalkulation. Ohne sie wiederholst du Fehler in der Kalkulation von Angebot zu Angebot.

Was ist eine Nachkalkulation?

Die Nachkalkulation stellt den geplanten Werten eines Auftrags die tatsächlichen gegenüber. Geplant hast du in der Vorkalkulation, also beim Erstellen des Angebots. Tatsächlich angefallen sind die Stunden aus der Zeiterfassung, das Material aus den Lieferantenrechnungen und Fremdleistungen von Nachunternehmern. Die Differenz zeigt dir, wo der Auftrag Geld gebracht oder gekostet hat.

Welche Arten der Kalkulation gibt es?

• Vorkalkulation: vor dem Auftrag, Grundlage des Angebots.
• Mitlaufende Kalkulation: während des Auftrags, um rechtzeitig gegenzusteuern.
• Nachkalkulation: nach dem Auftrag, als Lernschritt für die nächsten Angebote.

Wie machst du eine Nachkalkulation?

1. Soll-Werte sammeln: Stunden, Material und Fremdleistungen je Position aus dem Angebot.
2. Ist-Werte sammeln: gebuchte Stunden aus der Zeiterfassung, Material aus Lieferscheinen und Rechnungen, Kosten der Nachunternehmer.
3. Vergleichen: je Position, nicht nur als Gesamtsumme. Erst dann siehst du, welcher Ansatz nicht stimmt.
4. Bewerten: Mehrstunden mit deinem Stundenverrechnungssatz bewerten.
5. Ursachen klären: Lag es an der Kalkulation, an der Ausführung oder an Änderungen des Kunden?
6. Ansätze anpassen: Leistungswerte und Preise für künftige Angebote korrigieren.

Woran scheitert die Nachkalkulation in der Praxis?

Meist an den Stunden. Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten nicht dem richtigen Auftrag zuordnen, ist der Vergleich wertlos. Buche Stunden deshalb jeden Tag projektgenau. Hilfreich ist auch, nicht berechenbare Zeiten wie Rüst- oder Wartezeiten getrennt zu erfassen.

Was hat die Nachkalkulation mit Nachträgen zu tun?

Mehrstunden haben oft eine Ursache beim Kunden: geänderte Wünsche, zusätzliche Arbeiten, Behinderungen auf der Baustelle. Solche Leistungen gehören in einen Nachtrag oder werden als Stundenlohnarbeiten abgerechnet. Das musst du aber vereinbaren, bevor du die Arbeiten ausführst, nicht erst bei der Nachkalkulation. Stellt die Nachkalkulation solche Mehrstunden fest, hast du daraus eine Regel für die nächste Baustelle: Änderungen sofort dokumentieren und abstimmen. Ein Aufmaß zeigt dir dabei, ob auch die Mengen gestimmt haben.

Wo craftflowOS dir dabei hilft

In der Zeiterfassung buchen deine Mitarbeiter ihre Zeiten auf das Projekt. Du siehst die Ist-Stunden je Projekt und vergleichst sie mit den Stunden aus deinem Angebot.