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Die Pflichtangaben einer Rechnung sind die Angaben, die eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten muss. Dazu gehören unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung nicht abziehen.
Example from the job
Ein Malerbetrieb streicht für eine Hausverwaltung das Treppenhaus eines Mehrfamilienhauses. Auf die Rechnung gehören Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer des Malers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistung „Treppenhaus gestrichen, 240 Quadratmeter“, der Leistungszeitraum, der Nettobetrag, 19 Prozent Umsatzsteuer und der Steuerbetrag. Hat der Maler mit der Hausverwaltung Skonto vereinbart, gehört auch das auf die Rechnung.
Eine Rechnung ohne vollständige Pflichtangaben ist für deinen Geschäftskunden ein Problem: Er braucht sie, um die Vorsteuer abzuziehen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Fehlt etwas, kommt die Rechnung zurück, und dein Geld kommt später. Hier steht, was auf jede Rechnung gehört.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG nennt zehn Pflichtangaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- der Zeitpunkt der Leistung,
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto,
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
- bei Arbeiten am Grundstück für Privatkunden der Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht,
- bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“.
Zu Nummer 9: Privatkunden müssen eine solche Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Darauf weist du in der Rechnung hin.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Kundenname und Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben.
Welche Sonderfälle musst du kennen?
- Bauleistung an einen Baubetrieb: Gilt Reverse-Charge im Bau, steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, und du weist keine Umsatzsteuer aus (§ 14a Abs. 5 UStG).
- Kleinunternehmer: Statt Steuersatz und Steuerbetrag steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).
- Abschläge: In der Schlussrechnung ziehst du die bereits erhaltenen Abschläge und die Steuer darauf ab (§ 14 Abs. 5 UStG), siehe Abschlagsrechnung.
- E-Rechnung: Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen.
Bis wann musst du die Rechnung stellen?
Für Leistungen an Unternehmen und für Arbeiten am Grundstück stellst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung aus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Was tust du, wenn eine Angabe fehlt?
Du kannst die Rechnung berichtigen. Dafür reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Rechnungen schreibst du in craftflowOS mit Rechnungen und Mahnungen.
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