Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung.
Beispiel aus dem Betrieb
Ein Elektrobetrieb erneuert für eine Bäckerei die Unterverteilung und stellt 3.480 Euro brutto in Rechnung. Die Bäckerei ist ein Unternehmen im Inland, es ist also ein B2B-Umsatz. Sie muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Der Elektriker darf für Leistungen im Jahr 2026 noch eine PDF-Rechnung schicken, wenn die Bäckerei zustimmt. Für 2027 kommt es auf seinen Vorjahresumsatz an. Ab 2028 schickt er in jedem Fall eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Für die Privatkundin im Nachbarhaus bleibt die PDF-Rechnung erlaubt.
Die E-Rechnung betrifft dich, sobald du für andere Unternehmen arbeitest: für die Hausverwaltung, den Bauträger, den Generalunternehmer oder den Gewerbekunden. Für Privatkunden ändert sich nichts. Hier steht, was als E-Rechnung zählt, ab wann sie Pflicht ist und welche Ausnahmen gelten.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 kennt das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier ebenso wie ein PDF im Anhang einer E-Mail. Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Sie kommt in Stufen, geregelt in § 27 Abs. 38 UStG:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen empfangen können.
- Bis 31. Dezember 2026: Du darfst statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier geht immer, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bis 31. Dezember 2027: Diese Übergangsregel gilt weiter, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
- Ab 1. Januar 2028: Für Leistungen an Unternehmen im Inland stellst du nur noch E-Rechnungen aus.
Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?
Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können. Die Übersicht dazu steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Welche Formate sind zulässig?
In Deutschland üblich sind die XRechnung und ZUGFeRD. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil stehen. Die Einzelheiten regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026, zum Beispiel das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Wie bewahrst du E-Rechnungen auf?
Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung genügt nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 der strukturierte Teil, unverändert und maschinell auswertbar. Ein PDF dazu brauchst du nur, wenn es zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält. Mehr dazu unter GoBD.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen kann craftflowOS aus einer festgeschriebenen Ausgangsrechnung eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erzeugen. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen liest craftflowOS direkt aus den XML-Daten aus.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 1. November 2026.
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