Wartungsverträge für Heizungsanlagen: aufsetzen, planen, abrechnen

Ein Wartungsvertrag ist für deinen SHK-Betrieb planbare Arbeit, die jedes Jahr wiederkommt, und für deinen Kunden die Sicherheit, dass sich jemand um seine Heizung kümmert. Damit der Vertrag beiden nützt, muss klar sein, was die Pauschale abdeckt, was extra kostet und wer welche Pflicht hat. Hier steht, wie du den Vertrag aufsetzt, die Termine planst, beim Kunden dokumentierst und am Ende sauber abrechnest.

Wartung, Inspektion, Instandsetzung: Begriffe, die Streit vermeiden

Ein typischer Streitpunkt bei einem Wartungsvertrag: Der Kunde erwartet, dass mit der Pauschale auch die Reparatur bezahlt ist. Deshalb lohnt es sich, die Begriffe sauber zu trennen. Den Rahmen liefert die Norm DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“, aktuell in der Ausgabe 2019-06. Laut Beschreibung von DIN Media gliedert sie die Instandhaltung in vier Bereiche: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Die DGUV fasst die vier Begriffe nach DIN 31051 knapp zusammen:

Die Beispiele in der rechten Spalte sind unsere Zuordnung, nicht der Normtext. Die Norm selbst bekommst du bei DIN Media.

Wichtig ist auch, wer was schuldet. Nach § 60 Abs. 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes (GModG) muss der Betreiber Komponenten, die einen wesentlichen Einfluss auf den Wirkungsgrad der Heizungsanlage haben, regelmäßig warten und instand halten lassen. Für die Wartung ist nach Abs. 2 Fachkunde erforderlich. Das Gesetz hieß bis Juli 2026 Gebäudeenergiegesetz; die neue Überschrift gilt seit dem 29.07.2026, eingeführt durch das Änderungsgesetz im BGBl. 2026 I Nr. 226. Die Pflicht liegt also bei deinem Kunden. Mit dem Wartungsvertrag übernimmst du die Ausführung, nicht seine Verantwortung als Betreiber.

Nicht deine Aufgabe sind die Messungen nach der 1. BImSchV. Die lässt der Betreiber durch eine Schornsteinfegerin oder einen Schornsteinfeger durchführen. Bei Öl- und Gasfeuerungsanlagen ab 4 Kilowatt Nennwärmeleistung, für die die Verordnung Anforderungen festlegt, ist das nach § 15 Abs. 3 einmal in jedem dritten Kalenderjahr fällig, wenn Inbetriebnahme oder wesentliche Änderung zwölf Jahre oder weniger zurückliegen, sonst einmal in jedem zweiten Kalenderjahr. Bei Anlagen mit selbstkalibrierender kontinuierlicher Regelung des Verbrennungsprozesses genügt nach Satz 2 einmal in jedem fünften Kalenderjahr. Erklär deinem Kunden den Unterschied, damit er den Termin des Schornsteinfegers nicht für die Wartung hält.

Was in den Wartungsvertrag gehört

Für Wärmepumpen ist der Wartungsvertrag ab 2027 mehr als Service. Heute verlangt § 60a GModG eine Betriebsprüfung für Wärmepumpen, die nach dem 31. Dezember 2023 in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder Nutzungseinheiten eingebaut wurden, nach einer vollständigen Heizperiode, spätestens zwei Jahre nach Inbetriebnahme. Warmwasser- und Luft-Luft-Wärmepumpen sind ausgenommen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt ein neuer § 60a, verkündet im BGBl. 2026 I Nr. 226 (Art. 2 Nr. 23a, Inkrafttreten nach Art. 9 Abs. 2): Die Betriebsprüfung entfällt, wenn die Wärmepumpe einer Fernkontrolle unterliegt oder für sie ein Wartungsvertrag besteht. Ohne beides ist sie spätestens alle fünf Jahre erneut fällig. Für deinen Kunden mit Wärmepumpe in einem Mehrfamilienhaus heißt das: Dein Wartungsvertrag erspart ihm diese Prüfpflicht. Sag ihm das beim Angebot.

Ein guter Wartungsvertrag beantwortet vorab jede Frage, die sonst beim ersten Termin oder bei der ersten Rechnung kommt. Halte deine Vorlage gegen diese Liste.

• Vertragsparteien und Anlage: Kunde, Standort, Hersteller, Typ und Baujahr des Wärmeerzeugers, dazu was sonst zum Vertrag gehört (Speicher, Regelung, Solarthermie)
• Leistungsumfang: welche Arbeiten in der Wartung enthalten sind, am besten als Liste, die dem Wartungsprotokoll entspricht
• Grundlage der Arbeiten: die Wartungsanleitung des Herstellers
• Abgrenzung: was nicht enthalten ist, vor allem Instandsetzung und Ersatzteile, die über Verschleißteile hinausgehen
• Freigabe: wie zusätzliche Arbeiten beauftragt werden, bevor du sie ausführst
• Turnus und Terminvereinbarung: wie oft gewartet wird und wer den Termin anstößt
• Zugang: wer dir die Tür öffnet, etwa bei vermieteten Wohnungen
• Vergütung: Pauschale, was sie abdeckt, wie Material und Mehraufwand berechnet werden, wann sie fällig ist
• Laufzeit und Kündigung
• Dokumentation: dass der Kunde nach jedem Termin ein Protokoll bekommt

Für die Abgrenzung hilft eine feste Formulierung. Ein Beispiel als Vorlage, in der Sie-Form, weil sie an deinen Kunden geht:

Die Wartungspauschale umfasst die im Leistungsverzeichnis genannten Arbeiten einschließlich [Verschleißteile laut Liste]. Stellen wir bei der Wartung einen Mangel fest, informieren wir Sie und bieten die Instandsetzung gesondert an. Wir führen sie erst nach Ihrer Freigabe aus.

Bei Laufzeit und Kündigung kommt es darauf an, wer dein Kunde ist. Verwendest du einen vorformulierten Vertrag für viele Kunden, sind das Allgemeine Geschäftsbedingungen nach § 305 Abs. 1 BGB. Gegenüber Privatkunden gilt die Inhaltskontrolle nach §§ 307 bis 309 BGB gemäß § 310 Abs. 3 Nr. 2 BGB auch für einen Vertrag, den du nur einmal vorformuliert verwendest, soweit der Kunde auf den Inhalt keinen Einfluss nehmen konnte. Für Verträge über die regelmäßige Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen verbietet § 309 Nr. 9 BGB in AGB unter anderem eine Laufzeit, die den Kunden länger als zwei Jahre bindet, und eine stillschweigende Verlängerung, außer sie läuft auf unbestimmte Zeit und der Kunde kann jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündigen. Gegenüber Unternehmern gilt § 309 nach § 310 Abs. 1 BGB nicht unmittelbar; die allgemeine Inhaltskontrolle bleibt. Das ist keine Rechtsberatung: Lass deine Vertragsvorlage einmal von deiner Innung oder einem Anwalt prüfen.

Wiederkehrende Termine planen

Ein Wartungsvertrag bringt dir nur dann planbare Arbeit, wenn die Termine nicht jedes Jahr neu ausgehandelt werden. Der folgende Ablauf hält den Turnus stabil.

1. Turnus aus der Herstelleranleitung übernehmen. Welcher Abstand gilt, steht in der Wartungsanleitung des Geräts. Trag ihn je Anlage ein, statt einen Wert für alle anzunehmen.
2. Gesetzliche Prüfungen mitdenken. Steht die Heizung in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder Nutzungseinheiten, verlangt § 60b GModG für wasserführende Heizungsanlagen, die keine Wärmepumpen sind, eine Heizungsprüfung und -optimierung: bei Anlagen, die vor dem 1. Oktober 2009 eingebaut wurden, bis zum Ablauf des 30. September 2027, bei jüngeren innerhalb eines Jahres nach Ablauf von 15 Jahren. Nach Abs. 4 soll sie unter anderem bei Heizungswartungsarbeiten angeboten und durchgeführt werden. Für Wärmepumpen gilt stattdessen die Betriebsprüfung nach § 60a, mit der Ausnahme für Wartungsverträge ab 2027 (oben). Prüf bei Vertragsschluss, welche Pflicht für die Anlage gilt, und leg die Prüfung auf einen Wartungstermin.
3. Termine über das Jahr verteilen. Liegen alle Wartungen in denselben Wochen, fehlt dir die Zeit für Notdienste. Verteil die Verträge bewusst und plane Puffer ein.
4. Den nächsten Termin beim aktuellen festmachen. Am einfachsten vereinbarst du ihn direkt nach der Wartung oder trägst ihn als Wiedervorlage ein.
5. Rechtzeitig erinnern. Schick dem Kunden vor dem Termin eine Erinnerung mit Datum, Zeitfenster und der Bitte, den Heizungsraum zugänglich zu machen.
6. Material vorbereiten. Mit Typ und Baujahr aus dem Vertrag weißt du vorher, welche Verschleißteile du mitnehmen musst.
7. Absagen sofort neu einplanen. Ein abgesagter Termin ohne neues Datum fällt sonst aus dem Turnus.

Angenommen, du betreust 150 Anlagen und wartest jede einmal im Jahr. Bei 45 Arbeitswochen sind das im Schnitt gut drei Wartungen pro Woche. Verteilt sind sie gut zu schaffen, gebündelt in wenigen Wochen nicht.

Dokumentation beim Kunden

Das Wartungsprotokoll zeigt deinem Kunden, dass er seine Betreiberpflicht erfüllt, und dir beim nächsten Termin, was zuletzt war. Halte dein Protokoll gegen diese Liste:

• Anlage mit Hersteller, Typ und Standort
• Datum und Name der ausführenden Person
• Durchgeführte Arbeiten nach der Liste aus dem Vertrag
• Getauschte Teile
• Messwerte und Einstellungen, die du aufgenommen oder verändert hast
• Festgestellte Mängel, jeder einzeln, mit Empfehlung
• Hinweis, ob der Kunde eine Instandsetzung freigegeben oder abgelehnt hat
• Nächster Wartungstermin
• Unterschrift oder Bestätigung des Kunden

Für bestimmte Prüfungen schreibt das Gesetz die Dokumentation vor. Nach § 60b Abs. 5 GModG sind das Ergebnis der Heizungsprüfung und der etwaige Optimierungsbedarf schriftlich festzuhalten und dem Verantwortlichen zu übersenden. Notwendige Optimierungen sind innerhalb eines Jahres durchzuführen und ebenfalls schriftlich festzuhalten. Mieter können beides verlangen. Verantwortlich ist nach § 8 GModG der Bauherr oder Eigentümer, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Nach § 96 Abs. 1 GModG bestätigst du dem Eigentümer diese Ergebnisse schriftlich als Unternehmererklärung, und er muss sie nach Abs. 2 mindestens zehn Jahre aufbewahren. Für einen hydraulischen Abgleich nach § 60c GModG gilt die Unternehmererklärung ebenso.

Leg Protokoll und Erklärung beim Kunden und bei der Anlage ab, nicht in einem allgemeinen Ordner. Beim nächsten Termin siehst du so, welche Werte sich verändert haben und welche Empfehlung offen ist.

Abrechnung: Pauschale, Mehraufwand, Rechnung

Für die Vergütung kommen zwei Modelle in Frage: eine Pauschale je Wartung oder Abrechnung nach Aufwand. Die Pauschale ist für deinen Kunden planbar, verlangt von dir aber eine klare Liste, was sie abdeckt. Nach Aufwand trägt der Kunde das Risiko eines langen Termins. Welches Modell du wählst, entscheidest du. Wichtig ist, dass Vertrag und Rechnung dieselbe Sprache sprechen: Was im Vertrag als enthalten steht, taucht nicht als Zusatzposten auf.

Einige Punkte zur Rechnung selbst, mit Fundstelle:

• Arbeitskosten getrennt ausweisen. Private Kunden können für Handwerkerleistungen für Erhaltungsmaßnahmen nach § 35a Abs. 3 EStG eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der Aufwendungen beantragen, höchstens 1.200 Euro. Die Ermäßigung gilt nach Abs. 5 nur für Arbeitskosten und setzt eine Rechnung und Zahlung auf dein Konto voraus. Weist du Arbeit, Fahrt und Material getrennt aus, kann dein Kunde den Anteil leichter nachweisen. Ob und in welcher Höhe er sie bekommt, klärt er mit seinem Steuerberater.
• Privatkunden: Frist und Hinweis. Für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Privatkunden musst du nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Die Rechnung enthält nach Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, die nach § 14b Abs. 1 UStG zwei Jahre beträgt.
• Geschäftskunden: E-Rechnung. Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland verlangt § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG eine elektronische Rechnung. § 27 Abs. 38 UStG lässt Übergangsfristen zu, die je nach Umsatz bis Ende 2027 reichen. Was für dich gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.

Für die Instandsetzung, die du bei der Wartung findest, schreibst du ein eigenes Angebot. Eine Musterformulierung für die Rechnung:

Wartung der Heizungsanlage [Typ] am [Datum] gemäß Wartungsvertrag vom [Datum], Leistungsumfang laut Anlage. Darin enthalten: Arbeitskosten [Betrag], Fahrtkosten [Betrag], Verschleißteile [Betrag]. Nicht enthalten: Instandsetzung [Mangel], dazu erhalten Sie ein gesondertes Angebot.

Wo craftflowOS dir dabei hilft

Den Vertrag, die Wartungsanleitung und dein Messgerät ersetzt craftflowOS nicht. Es nimmt dir die Arbeit drumherum ab.

• Termine im Team-Kalender. Mit Kalender und Team trägst du Termine und Verfügbarkeiten deines Teams in einen gemeinsamen Kalender ein. Deine Kunden können freie Zeiten selbst online buchen, Erinnerungen laufen automatisch, und auf Wunsch hängt der Kalender auch in deiner Kalender-App. Über Rollen regelst du, wer was sieht.
• Stunden am Projekt. Mit der Zeiterfassung stempelt dein Team am Projekt ein und aus, am Handy statt auf dem Zettel. Du gibst die Zeiten frei, siehst die Ist-Stunden je Projekt und exportierst sie für die Lohnabrechnung. So siehst du auch, ob deine Wartungspauschale den tatsächlichen Aufwand deckt.
• Angebot für die Instandsetzung. Findest du bei der Wartung einen Mangel, fotografierst du die Stelle oder sagst in zwei, drei Sätzen, was zu tun ist. Mit Angebot per Foto schlägt craftflowOS dir Positionen aus deinem Katalog vor; du prüfst und schickst das Angebot ab, solange du noch vor Ort bist.
• KI-Telefonassistent. Er nimmt Anrufe an, wenn du nicht rangehen kannst, erfasst das Anliegen und legt Transkript und Zusammenfassung in deinen Posteingang.