Kurz gesagt: Eine Mahnung ist die klare Aufforderung, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Mit ihrem Zugang gerät dein Kunde in Zahlungsverzug, und ab dann kannst du Verzugszinsen verlangen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden, dazu bei Geschäftskunden einmalig 40 Euro Pauschale. Mahnstufen schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung mit Frist und eine letzte Mahnung, danach das gerichtliche Mahnverfahren.
Dieser Ratgeber zeigt, wann eine Rechnung fällig ist, wann du gar nicht mahnen musst, wie du Verzugszinsen ausrechnest und wie du Schritt für Schritt vorgehst. Er ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Wann ist deine Rechnung überhaupt fällig?
Mahnen kannst du erst, wenn dein Geld fällig ist. Im Handwerk hast du meist einen Werkvertrag, und da ist die Vergütung bei der Abnahme zu zahlen (§ 641 Abs. 1 BGB). Ohne Abnahme ist die Schlusszahlung in der Regel nicht fällig, und eine Mahnung geht ins Leere. Vereinbarte Abschläge kannst du schon vorher verlangen (§ 632a BGB).
Bei einem Bauvertrag kommt eine zweite Bedingung dazu. Die Vergütung ist erst zu zahlen, wenn der Kunde abgenommen hat und du ihm eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast (§ 650g Abs. 4 BGB). Hast du die VOB/B vereinbart, gelten deren eigene Fristen.
Steht auf deiner Rechnung ein Zahlungsziel, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, ist das in der Praxis der Termin, ab dem du mahnst. Prüf vor jeder Mahnung, ob die Rechnung vollständig und richtig ist. Eine fehlerhafte Rechnung ist der häufigste Grund, warum Kunden nicht zahlen.
Wann kommt dein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug?
Die Regeln stehen in § 286 BGB. In drei Fällen brauchst du keine Mahnung:
- Vereinbarter Termin: Habt ihr im Vertrag ein Datum nach dem Kalender vereinbart, etwa im Angebot „zahlbar bis 15. Dezember“, beginnt der Verzug am Tag danach (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür nicht, das hat der Bundesgerichtshof entschieden (Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07). „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ ist ohnehin kein Kalenderdatum.
- 30 Tage nach Rechnung: Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt, ist spätestens dann im Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.
- Verweigerung: Lehnt der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig ab, ist eine Mahnung entbehrlich (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB).
Für dich folgt daraus ein einfacher Tipp: Vereinbare das Zahlungsziel schon im Angebot oder Auftrag. Bei Privatkunden schreibst du zusätzlich den Hinweis auf die 30-Tage-Regel in jede Rechnung, zum Beispiel: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“
Kein Verzug liegt vor, solange der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Mahnst du trotzdem, schadet das nicht. Mit der Mahnung schaffst du Klarheit, auch wenn der Verzug schon vorher begonnen hat.
Welche Mahnstufen sind sinnvoll?
Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug auszulösen. Gestufte Schreiben sind trotzdem üblich, weil sie die Kundenbeziehung schonen und dem Kunden Gelegenheit geben, ein Versehen zu korrigieren.
| Stufe | Wann | Ton und Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels | freundlich, Rechnung nochmal beifügen, neue Frist von etwa 7 Tagen |
| Mahnung | nach Ablauf der Erinnerungsfrist | sachlich, ausdrücklich „Mahnung“, neue Frist mit Datum, Hinweis auf Verzugszinsen |
| Letzte Mahnung | nach Ablauf der Mahnfrist | deutlich, kurze Frist, Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens |
Die Fristen in der Tabelle sind übliche Praxis und keine gesetzlichen Vorgaben. Wichtiger als ihre Länge ist, dass jede Frist ein konkretes Datum hat und du dich daran hältst. Wer droht und nichts tut, wird beim nächsten Mal nicht ernst genommen.
Ruf bei Stammkunden vor der Mahnung kurz an. Oft steckt eine Reklamation dahinter, die du am Telefon schneller klärst als per Brief. Hat der Kunde einen Mangel gemeldet, kläre ihn zuerst, bevor du weiter mahnst.
Wie berechnest du Verzugszinsen?
Die Zinssätze stehen in § 288 BGB:
| Kunde | Verzugszins |
|---|---|
| Privatkunde (Verbraucher beteiligt) | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz |
| Geschäftskunde (kein Verbraucher beteiligt) | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz |
Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er laut Deutscher Bundesbank 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich 6,52 Prozent bei Privatkunden und 10,52 Prozent bei Geschäftskunden. Prüf den Wert vor jeder Berechnung bei der Bundesbank, denn ab dem 1. Januar 2027 kann er sich ändern.
So rechnest du:
Verzugszinsen = offener Betrag × Zinssatz ÷ 100 × Verzugstage ÷ 365
Zusätzlich steht dir bei Geschäftskunden eine Pauschale von 40 Euro zu (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch für eine Abschlagsrechnung. Von Privatkunden kannst du die Pauschale nicht verlangen.
Kosten für die Mahnung selbst sind ein Streitpunkt. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, bekommst du in der Regel nicht bezahlt, weil der Kunde zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Verzug war. Setz deshalb lieber auf Zinsen und ein klares Datum statt auf hohe Mahngebühren.
Wie gehst du Schritt für Schritt vor?
Diese Abfolge kannst du für jede offene Rechnung übernehmen:
- Fälligkeit prüfen: Ist abgenommen? Ist die Rechnung vollständig und beim Kunden angekommen? Ist das Zahlungsziel abgelaufen?
- Zahlungseingang prüfen: Gleiche dein Konto ab. Hat der Kunde Skonto nach Ablauf der Frist gezogen, mahnst du nur den Differenzbetrag.
- Erinnern: Schick eine freundliche Zahlungserinnerung mit neuem Datum.
- Mahnen: Schick eine Mahnung. Sie enthält Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag, eine neue Frist mit Datum und deine Bankverbindung, bei Geschäftskunden auch den Hinweis auf Zinsen und die 40-Euro-Pauschale.
- Belegen: Halte fest, wann welches Schreiben rausging. Für den Zugang trägst du die Beweislast, eine E-Mail mit Lesebestätigung oder ein Einwurf-Einschreiben helfen.
- Letzte Mahnung: Kündige an, was nach Ablauf der Frist passiert.
- Mahnbescheid beantragen: Zahlt der Kunde nicht und bestreitet er die Forderung nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren nach § 688 ZPO der günstige Weg zum Titel. Den Antrag stellst du online über das Portal der Mahngerichte unter online-mahnantrag.de. Bestreitet der Kunde die Forderung, holst du dir anwaltliche Hilfe.
- Verjährung im Blick behalten: Deine Forderung verjährt in drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie dagegen (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).
Als Vorlage für Stufe 4 kannst du diesen Text übernehmen und anpassen:
Betreff: Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-118 vom 2. November 2026
Guten Tag Frau Berger,
zu unserer Rechnung Nr. 2026-118 über 2.900,00 Euro haben wir bis heute keinen Zahlungseingang festgestellt. Die Zahlung war am 16. November 2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 4. Dezember 2026 auf das unten genannte Konto. Zahlen Sie bis zu diesem Datum nicht, schulden Sie ab dem 5. Dezember 2026 zusätzlich Verzugszinsen nach § 288 BGB. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Die Vorlage spricht den Kunden mit „Sie“ an, wie es in Geschäftsbriefen üblich ist. Setzt du in der Mahnung eine neue Frist, rechnest du Verzugszinsen sicherheitshalber erst ab dem Tag nach Fristablauf.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Angenommen, du führst einen Fliesenlegerbetrieb und hast zwei offene Rechnungen.
Die erste geht an eine Privatkundin: Badsanierung, 2.900 Euro, Abnahme am 30. Oktober, Rechnung am 2. November mit dem Zahlungsziel 16. November. Bis zum 20. November ist nichts da. Du schickst eine Zahlungserinnerung, am 28. November die Mahnung mit Frist bis 4. Dezember. Zahlt sie bis zum 4. Dezember nicht, ist sie ab dem 5. Dezember im Verzug. Zahlt sie erst am 28. Dezember, also nach 23 Verzugstagen, schuldet sie Zinsen von 6,52 Prozent: 2.900 × 6,52 ÷ 100 × 23 ÷ 365 = 11,91 Euro. Eine 40-Euro-Pauschale gibt es bei ihr nicht.
Die zweite geht an eine Hausverwaltung GmbH: Fliesenarbeiten in einem Treppenhaus, 4.800 Euro. Im Auftrag habt ihr vereinbart: zahlbar bis 15. Oktober. Weil das ein vereinbartes Kalenderdatum ist, ist die Hausverwaltung ab dem 16. Oktober im Verzug, auch ohne Mahnung. Zahlt sie nach 45 Verzugstagen, schuldet sie bei 10,52 Prozent Zinsen von 4.800 × 10,52 ÷ 100 × 45 ÷ 365 = 62,26 Euro und zusätzlich 40 Euro Pauschale. Du schickst trotzdem eine Mahnung, weil sie Klarheit schafft und den nächsten Schritt vorbereitet.
Wie behältst du offene Rechnungen mit craftflowOS im Blick?
Mit Rechnungen und Mahnungen siehst du, welche Rechnungen offen, teilbezahlt oder bezahlt sind. Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, markiert craftflowOS jeden Morgen automatisch als überfällig, und das Dashboard zeigt sie dir an. So weißt du, wann die Zahlungserinnerung fällig ist. Die Erinnerung und die Mahnung selbst schreibst du mit der Vorlage oben. Mehr zum Arbeitsalltag im Fliesenhandwerk findest du unter Fliesenleger.
