Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung über die gesamte Leistung eines Auftrags, in der alle bereits gezahlten Abschläge abgezogen werden. Beim Bauvertrag wird die Vergütung nach § 650g Abs. 4 BGB erst fällig, wenn die Leistung abgenommen ist und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt.
Beispiel aus dem Betrieb
Ein Malerbetrieb hat für eine Wohnungsbaugesellschaft drei Treppenhäuser gestrichen und zwei Abschläge über je 6.000 Euro netto erhalten. Nach der Abnahme erstellt er die Schlussrechnung: alle Positionen mit den Mengen aus dem gemeinsamen Aufmaß, den Nachtrag für zusätzliche Spachtelarbeiten getrennt ausgewiesen, Gesamtsumme 17.400 Euro netto. Davon zieht er die beiden Abschläge samt Umsatzsteuer ab. Offen bleiben 5.400 Euro netto plus Umsatzsteuer.
Mit der Schlussrechnung holst du dir das Geld, das nach allen Abschlägen noch offen ist. Ob und wann du es bekommst, hängt daran, dass sie prüffähig ist und zur richtigen Zeit kommt. Hier steht, was dafür gilt.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung rechnet den ganzen Auftrag ab: alle erbrachten Leistungen, alle Nachträge, abzüglich der Abschlagsrechnungen, die der Kunde schon bezahlt hat. Umsatzsteuerlich ist sie eine Endrechnung. Nach § 14 Abs. 5 UStG ziehst du darin die vereinnahmten Teilentgelte und die Steuer darauf ab.
Wann ist die Schlussrechnung fällig?
Beim Bauvertrag nach BGB ist die Vergütung nach § 650g Abs. 4 BGB zu zahlen, wenn zwei Dinge vorliegen:
- die Abnahme oder ihr Ersatz,
- eine prüffähige Schlussrechnung.
Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Kunden nachvollziehbar ist. Erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen begründete Einwände gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.
Im VOB/B-Vertrag wird die Schlusszahlung nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B nach Prüfung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang. Diese Frist kann nur ausdrücklich und mit sachlichem Grund auf höchstens 60 Tage verlängert werden.
Bis wann musst du die Schlussrechnung stellen?
Die VOB/B setzt eine Frist: Bei einer Ausführungsfrist bis drei Monate reichst du die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung ein. Je weitere drei Monate Ausführungsfrist kommen 6 Werktage hinzu (§ 14 Abs. 3 VOB/B). Lässt du eine gesetzte Frist verstreichen, darf der Auftraggeber die Rechnung auf deine Kosten selbst aufstellen. Steuerlich gilt für Leistungen an Unternehmen und für Arbeiten am Grundstück eine Frist von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 UStG).
Was muss in die Schlussrechnung?
- alle Pflichtangaben einer Rechnung,
- Mengen und Nachweise, im VOB/B-Vertrag mit Aufmaß, Zeichnungen und Belegen (§ 14 Abs. 1 VOB/B),
- Änderungen und Nachträge besonders kenntlich gemacht,
- jeder Abschlag mit Datum, Nettobetrag und Umsatzsteuer.
Worauf musst du bei der Schlusszahlung achten?
Im VOB/B-Vertrag kann die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen ausschließen. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber dich schriftlich darauf hingewiesen hat. Einen Vorbehalt erklärst du dann innerhalb von 28 Tagen (§ 16 Abs. 3 VOB/B).
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen erstellst du die Schlussrechnung aus dem Zahlungsplan des Auftrags. craftflowOS übernimmt die Positionen und zieht die festgeschriebenen Abschlagsrechnungen mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto ab.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 31. Oktober 2026.
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