Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an einen Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen, zum Beispiel eine offene Rechnung zu bezahlen. Geht sie nach Eintritt der Fälligkeit zu, gerät der Schuldner nach § 286 BGB in Verzug. Mahnstufen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern übliche Praxis.
Beispiel aus dem Betrieb
Ein Dachdecker repariert für eine Privatkundin das Dach nach einem Sturm und stellt 2.900 Euro in Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Nach drei Wochen ist kein Geld da. Er schickt eine Mahnung mit Rechnungsnummer, Betrag und einer neuen Frist von zehn Tagen. Mit dem Zugang der Mahnung ist die Kundin in Verzug, und er kann Verzugszinsen verlangen. Eine 40-Euro-Pauschale kann er von ihr nicht fordern, weil sie Verbraucherin ist.
Offene Rechnungen kosten dich Liquidität. Die Mahnung ist das Werkzeug, mit dem du aus einer fälligen Rechnung eine Forderung im Verzug machst, mit Zinsen und klaren Folgen. Hier steht, wann du mahnen musst, wann nicht, und was in eine Mahnung gehört.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine klare Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit. Eine bestimmte Form oder ein bestimmtes Wort schreibt das Gesetz nicht vor. Wichtig ist, dass dein Kunde erkennt: Du verlangst jetzt die Zahlung. Nach § 286 Abs. 1 BGB kommt er mit dem Zugang der Mahnung in Zahlungsverzug. Einer Mahnung stehen eine Klage und die Zustellung eines Mahnbescheids gleich.
Wann brauchst du keine Mahnung?
In drei häufigen Fällen kommt dein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug:
- Vereinbarter Termin: Habt ihr im Vertrag ein Datum nach dem Kalender vereinbart, etwa im Angebot „zahlbar bis 15. November“, beginnt der Verzug am Tag danach (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür nicht.
- 30 Tage nach Rechnung: Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt, ist spätestens dann in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Verweigerung: Lehnt der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig ab, brauchst du keine Mahnung.
Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.
Wie sehen Mahnstufen in der Praxis aus?
Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Üblich ist trotzdem ein gestuftes Vorgehen:
- Zahlungserinnerung: freundlich, kurz nach der Fälligkeit. Oft hat der Kunde die Rechnung nur übersehen.
- Mahnung: mit klarer Frist und dem Hinweis auf Verzugszinsen.
- Letzte Mahnung: mit Ankündigung der nächsten Schritte.
Danach bleiben das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO, ein Inkassodienst oder die Klage. Eine Mahnung reicht rechtlich schon für den Verzug. Mehr Stufen sind eine Frage der Kundenbeziehung.
Was gehört in eine Mahnung?
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag,
- eine konkrete neue Zahlungsfrist mit Datum,
- deine Bankverbindung,
- bei Geschäftskunden ein Hinweis auf Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro nach § 288 BGB.
Hat dein Kunde Skonto gezogen, obwohl die Frist abgelaufen war, mahnst du den Differenzbetrag.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen siehst du, welche Rechnungen offen sind. Rechnungen, deren Fälligkeit überschritten ist, markiert craftflowOS jeden Tag automatisch als überfällig, und das Dashboard zeigt sie dir an.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 1. November 2026.
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