Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du E-Rechnungen nur, wenn du für ein anderes Unternehmen im Inland arbeitest. Bis Ende 2026 darfst du dort noch Papier- oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schicken. Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, gilt das bis Ende 2027. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung bei Geschäftskunden für alle Pflicht, ausgenommen Kleinbeträge bis 250 Euro und Kleinunternehmer. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Dieser Ratgeber erklärt, was als E-Rechnung zählt, welche Fristen für deinen Betrieb gelten, welches Format du brauchst und was du jetzt erledigen solltest. Er ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung.
Was zählt als E-Rechnung und was nicht?
Seit 2025 kennt das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier ebenso wie ein PDF im Anhang einer E-Mail.
Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können du und dein Kunde ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.
Ein PDF sieht für das Auge aus wie eine Rechnung, ist aber für die Software deines Kunden nur ein Bild. Eine E-Rechnung ist dagegen eine Datei, meist im Format XML, aus der ein Programm Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze direkt auslesen kann. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine angehängte Leistungsbeschreibung genügt nicht, so das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung (Frage 7a). Ergänzende Unterlagen, etwa Stundennachweise, darfst du als Anhang einbetten.
Ab wann musst du E-Rechnungen empfangen und ausstellen?
Beim Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Laut den BMF-FAQ (Fragen 8 und 12) reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Beim Ausstellen kommt die Pflicht in Stufen. Sie gilt für Leistungen an andere Unternehmer, wenn ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
| Zeitraum der Leistung | Was du an Geschäftskunden schicken darfst |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papier immer, PDF nur mit Zustimmung des Kunden, sonst E-Rechnung. Die Rechnung muss bis zum 31.12.2026 übermittelt sein. |
| 2027 | Papier, oder PDF mit Zustimmung des Kunden, nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag. Sonst E-Rechnung. Die Rechnung muss bis zum 31.12.2027 übermittelt sein. |
| ab 2028 | nur noch E-Rechnung |
Achte auf zwei Daten: wann du die Leistung ausführst und wann die Rechnung beim Kunden ankommt. Nach dem Wortlaut des Gesetzes deckt die erste Stufe Leistungen aus 2025 und 2026 nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Arbeiten aus dem Dezember 2026 rechnest du gegenüber Geschäftskunden deshalb am besten noch im Dezember ab. Klär Grenzfälle mit deiner Steuerberatung.
Was passiert, wenn du trotz Pflicht ein PDF schickst? Eine Ordnungswidrigkeit ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht (BMF-FAQ, Frage 12c). Dein Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung. Er riskiert außerdem seinen Vorsteuerabzug, weil die Rechnung dann nicht ordnungsgemäß ist (Frage 12b). Das ist für Geschäftskunden ein guter Grund, eine E-Rechnung einzufordern.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Die E-Rechnung ist eine Pflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen. Laut den BMF-FAQ (Frage 4) darfst du in diesen Fällen weiter eine sonstige Rechnung ausstellen, also Papier oder PDF:
- Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen. Für Arbeiten an ihrem Grundstück musst du trotzdem innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), nur eben nicht als E-Rechnung.
- Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
- Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen muss er sie trotzdem können.
- Juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft: zum Beispiel viele Vereine.
Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln. Bundesbehörden verlangen nach der E-Rechnungsverordnung grundsätzlich den Standard XRechnung (§ 4 ERechV) und eine Leitweg-ID in der Rechnung (§ 5 ERechV). Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben. Frag bei einem öffentlichen Auftrag deshalb vorher nach Format und Portal.
XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format brauchst du?
In Deutschland sind zwei Formate üblich. Laut BMF erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen. Ausgenommen sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ, Frage 7).
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was ist es? | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar? | nur mit einem Anzeigeprogramm | ja, das PDF lässt sich normal öffnen |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, große Firmenkunden | Geschäftskunden aller Größen |
| Was gilt bei Abweichungen? | nur XML | die XML-Daten gehen dem PDF vor |
Der letzte Punkt ist wichtig. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zählen die Daten im XML-Teil, nicht das, was im PDF steht (BMF-FAQ, Frage 12a). Eine XRechnung kannst du ohne Zusatzprogramm nicht lesen. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de an.
Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD der bequeme Weg: Der Kunde mit Buchhaltungssoftware liest die Daten aus, der Kunde ohne öffnet das PDF. Verlangt ein Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung, schickst du sie.
Was musst du als kleiner Betrieb jetzt tun?
Arbeite diese Liste der Reihe nach ab. Sie passt für einen Betrieb, der für Privat- und Geschäftskunden arbeitet.
- Empfang klären: Lege eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest, zum Beispiel rechnung@deinbetrieb.de, und teile sie deinen Lieferanten mit.
- Lesen können: Richte ein Programm ein, das XRechnungen anzeigt, oder nutze den Viewer der Finanzverwaltung.
- Richtig ablegen: Bewahre Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Teil. Er muss unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF-FAQ, Frage 13). Ein ausgedrucktes PDF reicht nicht. Mehr dazu unter GoBD.
- Kunden sortieren: Markiere in deiner Kundenliste, wer Unternehmer ist und wer Privatkunde. Nur bei den Unternehmern zählt die E-Rechnungspflicht.
- Deine Frist bestimmen: Prüf deinen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, brauchst du die E-Rechnung für Geschäftskunden schon für Leistungen ab 2027.
- Ausstellen vorbereiten: Kläre, ob dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung erzeugen kann. Teste es mit einem Stammkunden, bevor die Pflicht greift.
- Kundendaten ergänzen: Erfrage bei Geschäftskunden, welches Format und welche Rechnungsadresse sie wollen. Bei Behörden brauchst du die Leitweg-ID.
- Steuerberatung einbinden: Sprich ab, wie deine Belege künftig übergeben werden.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Angenommen, du führst einen Elektrobetrieb mit vier Mitarbeitern und rund 450.000 Euro Jahresumsatz. Drei Aufträge aus dem Jahr 2027 zeigen, was gilt.
Für eine Hausverwaltung GmbH erneuerst du im März 2027 die Treppenhausbeleuchtung für 6.200 Euro brutto. Die Hausverwaltung ist ein Unternehmen im Inland. Weil dein Umsatz 2026 unter 800.000 Euro lag, darfst du noch ein PDF schicken, sofern die Hausverwaltung zustimmt. Fordert sie eine E-Rechnung, schickst du eine ZUGFeRD-Datei. Ab 2028 hast du keine Wahl mehr.
Für eine Privatkundin tauschst du im selben Monat den Zählerschrank. Sie bekommt wie bisher eine PDF-Rechnung. Weil du an ihrem Grundstück arbeitest, schreibst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten und weist auf ihre Aufbewahrungspflicht hin (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).
Eine Bäckerei bestellt eine Steckdose nach, Rechnungsbetrag 180 Euro brutto. Das ist eine Kleinbetragsrechnung, also bleibt Papier oder PDF zulässig.
Und auf der Eingangsseite? Dein Großhändler schickt dir längst XRechnungen per E-Mail. Du öffnest sie im Viewer, prüfst sie und legst die XML-Datei unverändert ab.
Wie hilft dir craftflowOS bei der E-Rechnung?
Mit Rechnungen und Mahnungen legst du eingehende Rechnungen in craftflowOS ab. Ist es eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung, liest craftflowOS die Daten direkt aus dem XML aus und zeigt dir die Rechnung lesbar an. Am Kunden hältst du fest, ob er XRechnung oder ZUGFeRD möchte und, bei XRechnung, welche Leitweg-ID er hat. Mehr zum Arbeitsalltag im Elektrohandwerk findest du unter Elektro.
