Von deiner Prüfung bleibt nur das Protokoll. Dein Kunde braucht es als Nachweis, die nächste Prüfperson als Ausgangspunkt, und du brauchst es, wenn später jemand wissen will, in welchem Zustand die Anlage bei der Übergabe war. Hier steht, welche Angaben verlangt sind, auf welche Normen du dich heute beziehst und wie du Prüffristen begründest.
Warum das Protokoll mehr ist als Pflichtpapier
Die Grundlage ist die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“. Nach § 5 Abs. 1 sind elektrische Anlagen und Betriebsmittel zu prüfen: vor der ersten Inbetriebnahme, nach einer Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme und wiederkehrend in bestimmten Zeitabständen. Nach Abs. 3 kann die Berufsgenossenschaft verlangen, dass ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen geführt wird. Nach Abs. 4 entfällt die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme beim Unternehmer, wenn ihm Hersteller oder Errichter bestätigen, dass Anlage und Betriebsmittel der Vorschrift entsprechen. Bei einer neuen Anlage bist du dieser Errichter: Deine Bestätigung samt Prüfbericht nimmt deinem Kunden eine eigene Erstprüfung ab. Das ist ein guter Grund, den Prüfbericht immer mitzuliefern.
Konkreter wird die Betriebssicherheitsverordnung in § 14 Abs. 7: Der Arbeitgeber muss das Ergebnis der Prüfung aufzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren. Die Aufzeichnung enthält mindestens die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der prüfenden Person, bei rein elektronischen Dokumenten eine elektronische Signatur. Elektronisch aufbewahren ist ausdrücklich erlaubt. Werden Arbeitsmittel an wechselnden Orten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis über die letzte Prüfung vorliegen.
Wichtig für deine Rolle: Die Betriebssicherheitsverordnung verpflichtet den Arbeitgeber, die DGUV Vorschrift 3 den Unternehmer. Ist dein Kunde ein Betrieb, trifft ihn die Pflicht, nicht dich. Du lieferst ihm mit dem Protokoll das, womit er sie erfüllt. Ist es lückenhaft, steht er mit leeren Händen da, und die Rückfrage landet bei dir.
Dazu kommt ein handfester Grund, der dich selbst betrifft. Die DGUV Information 203-071 nennt die Dokumentation den Abschluss der Prüfung und die Grundlage für die nächste. Fehlen die Ergebnisse früherer Prüfungen samt Messwerten, kann der Umfang einer wiederkehrenden Prüfung einer Anlage in der Regel dem einer Erstprüfung entsprechen (Anhang A.1.1). Ein sauberes Protokoll spart also beim nächsten Termin Arbeit, dir oder einem Kollegen.
Und noch etwas: Mängelansprüche bei einem Bauwerk verjähren nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB in fünf Jahren, gerechnet ab der Abnahme. Dein Prüfbericht zur Erstprüfung zeigt, in welchem Zustand du die Anlage übergeben hast. Wirf ihn deshalb nicht weg, sobald die Rechnung bezahlt ist. Ob und wie lange du ihn darüber hinaus aufbewahren solltest, klärst du im Zweifel mit deinem Rechtsberater oder deiner Innung.
Welche Prüfung, welche Norm
Im Kopf des Protokolls steht die Prüfgrundlage. Hier hat sich in den letzten Jahren etwas verschoben. Selbst die DGUV Information 203-071 von 2020 führt in ihrer Normenliste (Anhang B) noch die inzwischen ersetzte DIN VDE 0701-0702:2008-06.
Erstprüfung einer Anlage. Neue Niederspannungsanlagen, Erweiterungen und Änderungen prüfst du nach DIN VDE 0100-600 „Errichten von Niederspannungsanlagen – Teil 6: Prüfungen“. Laut Beschreibung des VDE Verlags regelt sie die Erstprüfung durch Besichtigen, Erproben und Messen und enthält Anforderungen an den Prüfbericht. Die wiederkehrende Prüfung von Anlagen steht nicht mehr dort, sondern in DIN VDE 0105-100 „Betrieb von elektrischen Anlagen – Teil 100: Allgemeine Festlegungen“ mit ihrer Änderung A1. Für beide Normen gibt es Entwürfe neuer Ausgaben; prüf beim VDE Verlag, welche Ausgabe für dich aktuell gilt.
Geräte nach Reparatur. Für die Prüfung elektrischer Geräte nach einer Reparatur gilt DIN EN 50678 (VDE 0701), Titel „Allgemeines Verfahren zur Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen von Elektrogeräten nach der Reparatur“.
Wiederholungsprüfung von Geräten. Die wiederkehrende Prüfung regelt DIN EN 50699 (VDE 0702) „Wiederholungsprüfung für elektrische Geräte“.
Beide Normen ersetzen die frühere DIN VDE 0701-0702:2008-06. Steht auf deiner Protokollvorlage für Geräte noch „VDE 0701-0702“, ist das der erste Punkt, den du änderst. Für die meisten Elektrogeräte gilt dann: nach der Reparatur ein Protokoll nach VDE 0701, in der regelmäßigen Prüfung eines nach VDE 0702. Beide Normen nehmen Bereiche aus, laut VDE Verlag je nach Norm etwa Medizingeräte, Schweißgeräte, Geräte für explosionsgefährdete Bereiche und Maschinen; dort gelten eigene Normen. Die Normtexte selbst bekommst du beim VDE Verlag; dieser Artikel gibt nur Titel und Zuständigkeit wieder, nicht den Inhalt.
Checkliste: was in jedes Prüfprotokoll gehört
Die DGUV Information 203-071 nennt in Kapitel 8 die Angaben, die eine Dokumentation mindestens enthalten sollte. Zusammen mit den Pflichtangaben aus § 14 Abs. 7 BetrSichV ergibt das diese Liste. Druck sie aus und halte deine Vorlage einmal dagegen.
Pflicht und Mindestangaben
- Eindeutige Kennung der Anlage oder des Geräts: Typ, Hersteller, Inventarnummer oder Barcode
- Datum der Prüfung
- Prüfanlass: Erstprüfung, wiederkehrende Prüfung oder Prüfung nach Instandsetzung
- Art und Umfang der Prüfung mit Prüfgrundlage (Norm)
- Prüfergebnis: bestanden oder nicht bestanden
- Prüffrist bis zur nächsten Prüfung
- Prüfperson oder Prüfteam
- Verwendetes Prüf- und Messgerät
- Unterschrift oder elektronische Signatur der Prüfperson
Was ein Protokoll wirklich brauchbar macht
- Messwerte mit Messverfahren, nicht nur „i. O.“. Die DGUV Information 203-071 hält das für sinnvoll, weil sich über aufbewahrte Messwerte Veränderungen am Zustand zeigen und Prüffristen bestätigen oder korrigieren lassen.
- Gefundene Mängel, jeder einzeln, mit Ort und Bewertung
- Hinweise zum Weiterbetrieb: Mängelbeseitigung, Nachrüstung oder Stilllegung. Auch das verlangt Kapitel 8 der DGUV Information 203-071 von der Dokumentation.
- Kunde, Standort und Anlagenteil so, dass ein Fremder die Stelle wiederfindet
- Verweis auf das vorige Protokoll, falls vorhanden
Für Mängel hilft eine feste Formulierung, die du nur noch ausfüllst. Ein Beispiel als Vorlage:
Mangel: [Was] an [Ort/Stromkreis]. Bewertung: [Weiterbetrieb möglich / Weiterbetrieb bis zur Beseitigung nicht zulässig]. Empfehlung: [Maßnahme] bis [Datum]. Die Entscheidung über den Weiterbetrieb trifft der Betreiber.
Der letzte Satz ist kein Floskelschutz. Die DGUV Information 203-071 hält fest, dass die Prüfperson die Prüfung bewertet, die Verantwortung für den Weiterbetrieb aber beim Unternehmer liegt, der die Anlage betreibt.
Fertige Vorlagen musst du nicht selbst bauen. Die DGUV stellt unter Webcode d138299 unter anderem einen Prüfbericht für ortsfeste elektrische Anlagen und ein allgemeines Prüfprotokoll für ortsveränderliche Betriebsmittel zum Herunterladen bereit.
Prüffristen: begründen statt raten
Die Prüffrist gehört ins Protokoll, und über sie wird oft diskutiert. Festlegen muss sie der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung, so will es § 3 Abs. 6 BetrSichV. Die Frist ist so zu wählen, dass das Arbeitsmittel bis zur nächsten Prüfung sicher verwendet werden kann. In der Praxis fragt dein Kunde trotzdem dich. Dann hilft es, die Richtwerte aus den Durchführungsanweisungen zu § 5 der DGUV Vorschrift 3 zu kennen. Diese Werte gelten für normale Betriebs- und Umgebungsbedingungen; ungeprüft übernommen, warnt die DGUV Information 203-071, können zu lange Fristen gefährliche Mängel übersehen lassen.
| Gegenstand | Richtwert | Prüfer |
|---|---|---|
| Elektrische Anlagen und ortsfeste Betriebsmittel | 4 Jahre | Elektrofachkraft |
| Anlagen in Betriebsstätten, Räumen und Anlagen besonderer Art (DIN VDE 0100 Gruppe 700) | 1 Jahr | Elektrofachkraft |
| Fehlerstrom-Schutzeinrichtungen in nicht stationären Anlagen, Wirksamkeit | 1 Monat | Elektrofachkraft oder elektrotechnisch unterwiesene Person unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft, mit geeigneten Messgeräten |
| Fehlerstrom-Schutzschalter, Prüftaste in stationären Anlagen | 6 Monate | Benutzer |
| Fehlerstrom-Schutzschalter, Prüftaste in nicht stationären Anlagen | arbeitstäglich | Benutzer |
| Ortsveränderliche Betriebsmittel, Verlängerungs- und Geräteanschlussleitungen | 6 Monate, auf Baustellen 3 Monate | Elektrofachkraft, mit geeigneten Messgeräten auch elektrotechnisch unterwiesene Person |
Für ortsveränderliche Betriebsmittel nennt die Tabelle 1B zusätzlich Höchstwerte: auf Baustellen, in Fertigungsstätten und Werkstätten ein Jahr, in Büros zwei Jahre. Als Maß, ob eine Frist reicht, gilt die Fehlerquote: Liegt sie bei höchstens 2 Prozent, kann die Frist als ausreichend gelten, und bei einer Quote unter 2 Prozent darf sie entsprechend verlängert werden.
Drei Dinge folgen daraus für dein Protokoll. Erstens: Weichst du von einem Richtwert ab, schreib die Begründung dazu. Die DGUV Information 203-071 verlangt in Kapitel 7, dass Abweichungen von den Richtwerten begründet werden. Zweitens: Die Fehlerquote kannst du nur ausrechnen, wenn deine Protokolle das Ergebnis jedes Geräts festhalten, auch das der aussortierten. Geräte, die schon an der Sichtprüfung scheitern und direkt in die Reparatur oder den Müll gehen, zählen laut Kapitel 7.1 bei der Fehlerquote mit. Drittens: Die Richtwerte sind nicht immer das letzte Wort. Laut demselben Kapitel können Prüfverordnungen der Bundesländer oder Regelungen der Sachversicherer eine eigene Höchstfrist vorgeben. Frag deinen Kunden danach, bevor du eine Frist einträgst.
Zur Prüfplakette: Das generelle Anbringen verlangen die Regelwerke laut DGUV Information 203-071 nicht. Für Geräte an wechselnden Einsatzorten muss aber ein Nachweis vor Ort vorliegen, und dafür ist eine Plakette mit Prüfdatum, nächstem Prüftermin und Prüfgrundlage der einfachste Weg.
Ablauf: vom Messgerät bis zur Ablage
Der folgende Ablauf hält das Protokoll aus dem Feierabend heraus. Pass ihn an deinen Betrieb an, aber lass keinen Schritt aus.
- Vor dem Termin die alten Protokolle anfordern. Frag deinen Kunden nach den letzten Prüfberichten, Schaltplänen und der Errichterbescheinigung. Liegen sie vor, kannst du Messwerte vergleichen und den Umfang begründen.
- Gefährdungsbeurteilung zur Prüftätigkeit bereithalten. Die DGUV Information 203-071 sagt es deutlich: Ohne eine Gefährdungsbeurteilung zur Prüftätigkeit darf nicht geprüft werden. Unter dem Webcode oben liegt dafür ein Muster für ortsveränderliche Betriebsmittel.
- Kennung und Messwerte direkt erfassen. Erst die Kennung, dann die Messwerte, gleich in Vorlage oder Prüfsoftware statt auf einen Zettel.
- Mängel sofort bewerten und belegen. Nutze die feste Formulierung von oben und mach ein Foto der Stelle. Was nicht bestanden hat, kennzeichnest du deutlich, damit es niemand versehentlich weiter benutzt.
- Prüffrist eintragen und begründen. Richtwert oder abweichende Frist mit Begründung, siehe oben.
- Unterschreiben und übergeben. Unterschrift oder elektronische Signatur, dann das Protokoll an den Kunden. Bei Geräten an wechselnden Einsatzorten weist du auf den Nachweis vor Ort hin.
- Bei dir ablegen und Wiedervorlage setzen. Leg das Protokoll beim Kunden und der Anlage ab, nicht in einem allgemeinen Ordner „Prüfungen“. Trag den nächsten Prüftermin als Erinnerung ein, denn ein Angebot für die Wiederholungsprüfung ist der einfachste Folgeauftrag, den du bekommen kannst.
Angenommen, du prüfst die Geräte eines kleinen Malerbetriebs: zwölf Bohrmaschinen, Rührwerke und Leitungsroller. Fällt eines davon durch, liegt die Quote schon bei gut 8 Prozent. Bei so wenigen Geräten sagt eine einzelne Prüfung wenig; eine belastbare Quote ergibt sich erst über mehrere Prüfungen hinweg, und auch dafür brauchst du Kennung, Messwert und Ergebnis je Gerät, aussortierte eingeschlossen.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Dein Prüfprotokoll entsteht weiter im Messgerät, in deiner Prüfsoftware oder auf der Vorlage der DGUV, und das ist auch richtig so. craftflowOS ersetzt keine Prüfsoftware. Es nimmt dir die Arbeit drumherum ab.
- Rechnung aus dem Projekt. Mit Rechnungen und Mahnungen erzeugt craftflowOS die Rechnung für die Prüfung aus deinen Projekt- und Zeitdaten und verschickt sie als PDF per E-Mail mit deinem Briefkopf. Zahlungseingänge ordnest du der Rechnung zu und siehst, was noch offen ist.
- Angebot für die Mängelbeseitigung. Hast du Mängel gefunden, fotografierst du die Stelle oder sagst in zwei, drei Sätzen, was zu tun ist. Mit Angebot per Foto schlägt craftflowOS dir Positionen aus deinem Katalog vor; du prüfst und schickst das Angebot ab, solange du noch vor Ort bist.
- Baustellen-Doku per Diktat. Du diktierst auf der Baustelle, was gemacht wurde, und craftflowOS macht daraus einen Bericht mit Zeitstempel, der am Projekt hängt, auf Wunsch mit Foto. Für die Notizen rund um eine Prüfung, etwa was du mit dem Kunden besprochen hast, ist das der Platz.
Angebot, Rechnung und Bericht liegen damit beim Kunden und seinem Projekt.
