GoBD ist die Abkürzung für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das BMF-Schreiben legt fest, wie die Finanzverwaltung digitale Buchführung und Belegablage beurteilt. Es betrifft jeden Betrieb, der steuerlich relevante Daten elektronisch erfasst.
Beispiel aus dem Betrieb
Eine Tischlerei bekommt Lieferantenrechnungen als E-Rechnung, schreibt Ausgangsrechnungen am Rechner und fotografiert Tankquittungen mit dem Handy. Nach den GoBD bewahrt sie die E-Rechnungen unverändert im Originalformat auf, ändert festgeschriebene Rechnungen nicht nachträglich, sondern storniert sie, und beschreibt in einer Verfahrensdokumentation, wie Belege bei ihr ankommen und abgelegt werden. Kommt die Betriebsprüfung, stellt sie die Daten maschinell auswertbar bereit.
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie erklären, wie die Pflichten aus Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz in einer digitalen Buchhaltung zu erfüllen sind. Für deinen Betrieb heißt das: Belege vollständig, geordnet, unverändert und auffindbar aufbewahren.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD beschreiben Anforderungen an Bücher, Aufzeichnungen und Belege, die elektronisch entstehen oder elektronisch aufbewahrt werden. Die wichtigsten Grundsätze:
- Nachvollziehbarkeit: Ein Dritter kann jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Jeder Vorfall ist erfasst, und zwar so, wie er war.
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung: Belege werden zeitnah erfasst und systematisch abgelegt.
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen erkennbar bleiben. Der ursprüngliche Inhalt darf nicht verloren gehen.
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege in deinem Betrieb entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Welche Fassung der GoBD gilt?
Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019. Es wurde am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025 geändert. Die zweite Änderung vom 14. Juli 2025 gilt seit diesem Tag und betrifft vor allem die E-Rechnung.
Wie lange musst du Unterlagen aufbewahren?
Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen | 8 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Für Rechnungen nennt auch § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was gilt für E-Rechnungen?
Seit der Änderung 2025 genügt es, bei einer E-Rechnung den strukturierten Teil aufzubewahren, also die Daten einer XRechnung oder das XML einer ZUGFeRD-Datei. Er muss unverändert und maschinell auswertbar bleiben. Ein PDF dazu bewahrst du nur auf, wenn es zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.
Was darf die Betriebsprüfung verlangen?
Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung Einsicht in deine Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übergeben lassen.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen erstellst du einen GoBD-Export deiner Rechnungsdaten für einen Zeitraum, mit Beschreibungsdatei für die Datenüberlassung an die Betriebsprüfung. Erfasste Zahlungen löscht craftflowOS nicht endgültig. Die Verfahrensdokumentation und die Verantwortung für deine Buchführung bleiben bei dir.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 31. Oktober 2026.
Alle Begriffe