Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Sie ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist sie grundsätzlich vorgeschrieben.
Beispiel aus dem Betrieb
Ein SHK-Betrieb tauscht in einer Bundesbehörde zwei Heizungspumpen und stellt 1.380 Euro brutto in Rechnung. Die Bestellung nennt eine Leitweg-ID. Weil der Betrag über 1.000 Euro liegt, reicht ein PDF nicht: Der Betrieb erzeugt eine XRechnung mit der Leitweg-ID, seiner Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen und seiner E-Mail-Adresse und lädt sie über das Rechnungsportal des Bundes hoch. Dieselbe Rechnung an einen Gewerbekunden bräuchte keine Leitweg-ID.
Die XRechnung ist eines der beiden Formate, mit denen du in Deutschland eine E-Rechnung ausstellst. Für Aufträge der öffentlichen Hand ist sie oft die einzige Wahl, im Geschäft mit anderen Betrieben eine von mehreren.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten als Datenfelder, aber kein Bild der Rechnung. Den Standard betreibt die KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats. Er setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um. Zulässig sind zwei Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Welche Version gerade gilt, veröffentlicht die KoSIT auf xeinkauf.de.
Wann brauchst du eine XRechnung?
Für Rechnungen an Bundesbehörden schreibt die E-Rechnungsverordnung des Bundes die elektronische Rechnung vor. Nach § 4 ERechV ist grundsätzlich die XRechnung zu verwenden. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, die du beim Auftraggeber erfragst.
Im Geschäft mit anderen Unternehmen ist die XRechnung eines von mehreren zulässigen Formaten. Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD als die in Deutschland üblichen Formate, die die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Was muss in eine XRechnung an Behörden?
Neben den Pflichtangaben einer Rechnung verlangt § 5 ERechV vier Angaben:
- die Leitweg-ID der Behörde,
- deine Bankverbindung,
- die Zahlungsbedingungen,
- deine E-Mail-Adresse oder De-Mail-Adresse.
Die Leitweg-ID ist die elektronische Adresse der Behörde. Im Geschäft mit Unternehmen brauchst du sie laut BMF nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | nur XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, als PDF |
| Behörden des Bundes | grundsätzlich vorgeschrieben | nur nach Absprache mit der Behörde |
| Unternehmen | zulässig | zulässig ab Profil BASIC |
Weil eine XRechnung kein PDF enthält, brauchst du zum Lesen eine Software, einen sogenannten Viewer. Darauf weist auch das BMF in seinen FAQ hin.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen kann craftflowOS aus einer festgeschriebenen Rechnung eine XRechnung in der Syntax CII erzeugen. Die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID, hinterlegst du am Kunden. Eingehende XRechnungen liest craftflowOS aus den XML-Daten aus und zeigt sie lesbar an.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 1. November 2026.
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