ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen: eine PDF/A-3-Datei, in die die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML. Ab Version 2.0.1 und außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL gilt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung nach § 14 UStG.
Beispiel aus dem Betrieb
Ein Fliesenleger rechnet für einen Bauträger das Bad einer Neubauwohnung ab. Er schickt eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931. Die Sachbearbeiterin öffnet sie wie jedes PDF, die Buchhaltungssoftware des Bauträgers liest gleichzeitig Rechnungsnummer, Beträge und Steuersatz aus dem XML. Steht im PDF versehentlich ein anderer Betrag als im XML, gilt der Betrag im XML. Deshalb prüft der Fliesenleger vor dem Versand die Daten, nicht nur die Optik.
ZUGFeRD ist für viele Betriebe der bequemste Weg zur E-Rechnung: Der Kunde bekommt ein PDF wie bisher, und seine Software bekommt die Daten dazu. Hier steht, wie das Format aufgebaut ist und worauf du achten musst.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei. In ihr steckt eine XML-Datei im Format UN/CEFACT CII mit allen Rechnungsdaten. Laut FeRD sind ZUGFeRD 2.4 und das französische Factur-X 1.08 technisch identisch.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Rechnungsdaten im XML stehen:
- MINIMUM und BASIC-WL: nur Kopf- und Summendaten. Sie gelten laut BMF nicht als E-Rechnung.
- BASIC: zusätzlich die Rechnungspositionen.
- EN 16931: deckt die europäische Norm vollständig ab.
- EXTENDED: zusätzliche Felder für komplexe Fälle.
- XRECHNUNG: erfüllt die Vorgaben der XRechnung.
Die Einordnung der Profile steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Danach erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Was gilt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?
Früher ging bei einem hybriden Format das Bild vor. Seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist es umgekehrt: Maßgeblich sind die Daten im XML. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen deshalb im XML stehen. Ein Hinweis im XML auf ein angehängtes Dokument reicht dafür nicht (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
ZUGFeRD oder XRechnung?
Für Gewerbekunden sind beide Formate zulässig. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass auch ein Kunde ohne passende Software die Rechnung lesen kann. Für Behörden des Bundes ist grundsätzlich die XRechnung vorgeschrieben. Frag im Zweifel vorher, welches Format dein Kunde verarbeiten kann.
Wie bewahrst du ZUGFeRD-Rechnungen auf?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Nach den GoBD genügt bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil. Das PDF bewahrst du zusätzlich auf, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält.
Wo craftflowOS dir dabei hilft
Mit Rechnungen und Mahnungen kann craftflowOS aus einer festgeschriebenen Rechnung eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 erzeugen: das Rechnungs-PDF als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen liest craftflowOS aus dem XML aus, nicht aus dem Bild.
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 1. November 2026.
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