Bautagebuch führen: was rein gehört, wofür du es brauchst und wie es im Alltag klappt

Auf der Baustelle passiert jeden Tag etwas, das später Geld wert ist: ein Plan, der nicht da war, eine Decke, die nicht freigegeben wurde, ein Bauleiter, der mündlich eine Änderung anordnet. Wochen später weiß niemand mehr genau, wann was war. Ein Bautagebuch hält es fest, solange es noch frisch ist. Hier steht, was hineingehört, wofür du es bei Behinderungen, Nachträgen und der Abnahme brauchst und wie du es jeden Tag kurz führst.

Wofür ein Bautagebuch da ist

Ein Bautagebuch ist dein Nachweis. Wenn es Streit über Bauzeit, Mengen oder Mängel gibt, zählt, was du belegen kannst, und nicht, woran du dich erinnerst. Vier Situationen machen das besonders deutlich:

• Behinderungen: Wer sich behindert sieht, muss das anzeigen und später zeigen können, wie lange die Behinderung gedauert hat.
• Nachträge: Für geänderte und zusätzliche Leistungen brauchst du Datum, Anordnung und Umfang.
• Stundenlohnarbeiten: Die Stundenlohnzettel speisen sich aus deinen Tagesangaben.
• Abnahme: Was vorher festgestellt und fotografiert wurde, ist danach leichter zu belegen.

Wenn dein Vertrag die VOB/B vereinbart, gelten ihre Regeln. Wichtig dabei: Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Vertragsmuster, und gilt nur, wenn sie in deinen Vertrag einbezogen ist. Das BMWSB beschreibt sie als „Musterbauvertrag für das öffentliche Bauen“, und auch § 310 Abs. 1 Satz 3 BGB spricht von Verträgen, in die die VOB/B „einbezogen ist“. Die Paragrafen unten zitieren die Lesefassung der VOB/B beim BMWSB (BAnz AT 19.01.2016 B3 und BAnz AT 01.04.2016 B1). Welche Fassung gilt, steht in deinem Vertrag. Ohne VOB/B, und überall dort, wo sie nichts regelt, gilt das BGB, für Bauverträge mit den Sonderregeln ab § 650a BGB.

Ob und in welcher Form du ein Bautagebuch führen musst, kann dein Vertrag festlegen; lies die Unterlagen darauf hin durch. Für bestimmte Arbeiten, etwa Betonarbeiten, können außerdem technische Regeln eigene Aufzeichnungen verlangen. Prüf das für deine Gewerke.

Was jeden Tag hineingehört

Eine feste Gliederung macht Schreiben und späteres Lesen leichter. Gibt dein Vertrag nichts vor, hilft diese Einteilung:

Fotos sind die stärksten Einträge, wenn du sie zuordnen kannst. Fotografiere von außen nach innen: eine Übersicht, dann den Bereich, dann das Detail, mit Zollstock als Maßstab. Halte Datum und Ort fest und verweise im Tagebuch auf die Bildnummern. Besonders wichtig sind zwei Momente, die die VOB/B selbst nennt. Vor Beginn der Arbeiten ist nach § 3 Abs. 4 VOB/B, soweit notwendig, der Zustand von Straßen, Geländeoberfläche, Vorflutern und baulichen Anlagen im Baubereich in einer Niederschrift festzuhalten, die beide Seiten anerkennen. Und nach § 4 Abs. 10 ist der Zustand von Teilen der Leistung auf Verlangen gemeinsam festzustellen, wenn sie durch die weitere Ausführung der Prüfung entzogen werden, etwa eine Bewehrung vor dem Betonieren. Das Ergebnis ist schriftlich niederzulegen. Fotos ersetzen diese Niederschrift nicht, sie ergänzen sie.

Wetter schreibst du jeden Tag auf, nicht nur an schlechten Tagen. Sonst fehlt dir der Vergleich. Eigene Notizen kannst du mit Messwerten ergänzen: Der Deutsche Wetterdienst bietet über sein Climate Data Center freien Zugang zu vielen Klimadaten, insbesondere zu Stationsdaten.

Personal gehört ins Tagebuch, weil es zeigt, dass du die Baustelle besetzt hattest, auch an Tagen, an denen nichts ging. Getrennt davon steht deine Pflicht als Arbeitgeber: Im Baugewerbe, einem der Bereiche aus § 2a SchwarzArbG, musst du nach § 17 Abs. 1 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für Beschäftigte oberhalb bestimmter Entgeltgrenzen und für mitarbeitende nahe Angehörige gelten Ausnahmen nach § 1 MiLoDokV. Das Bautagebuch ersetzt diese Aufzeichnung nicht, die beiden sollten aber zusammenpassen.

Behinderungen richtig anzeigen

Wenn Pläne fehlen, der Vorunternehmer nicht fertig ist oder die Baustelle nicht zugänglich ist, kommst du nicht weiter. Nach § 6 Abs. 1 VOB/B musst du das dem Auftraggeber „unverzüglich schriftlich anzeigen“. Adressat ist der Auftraggeber selbst; klär zu Beginn, wer auf seiner Seite Anzeigen entgegennimmt und Anordnungen treffen darf. Unterlässt du die Anzeige, werden die hindernden Umstände nur berücksichtigt, wenn dem Auftraggeber Tatsache und hindernde Wirkung offenkundig bekannt waren.

Was danach gilt, steht ebenfalls in § 6:

• Fristverlängerung (Abs. 2): Die Ausführungsfristen verlängern sich, soweit die Behinderung aus dem Risikobereich des Auftraggebers kommt, durch Streik oder eine angeordnete Aussperrung entsteht oder durch höhere Gewalt und andere für dich unabwendbare Umstände.
• Wetter (Abs. 2 Nr. 2): Witterungseinflüsse, mit denen bei Abgabe des Angebots normalerweise gerechnet werden musste, gelten nicht als Behinderung. Gerade deshalb brauchst du lückenlose Wetterangaben, wenn du ein ungewöhnliches Ereignis geltend machen willst.
• Weiterarbeiten (Abs. 3): Du musst tun, was dir billigerweise zugemutet werden kann, um weiterzuarbeiten, und die Arbeiten unverzüglich wieder aufnehmen und das dem Auftraggeber melden, sobald die Behinderung wegfällt.
• Berechnung (Abs. 4): Die Verlängerung richtet sich nach der Dauer der Behinderung, mit einem Zuschlag für die Wiederaufnahme und eine etwaige Verschiebung in eine ungünstigere Jahreszeit. Beginn und Ende der Behinderung müssen deshalb im Tagebuch stehen.
• Geld (Abs. 6): Hat eine Seite die Behinderung zu vertreten, kann die andere den nachweislich entstandenen Schaden ersetzt verlangen, entgangenen Gewinn aber nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Der Anspruch auf Entschädigung nach § 642 BGB bleibt nach Abs. 6 nur unberührt, wenn du die Anzeige gemacht hast oder die Behinderung offenkundig war.

Hast du Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung, gegen die Güte vom Auftraggeber gelieferter Stoffe oder Bauteile oder gegen Leistungen anderer Unternehmer, teilst du sie nach § 4 Abs. 3 VOB/B ebenfalls unverzüglich schriftlich mit, möglichst vor Beginn der Arbeiten. Halte im Tagebuch fest, wann und wie jede Anzeige rausging, und sorg dafür, dass du ihren Zugang belegen kannst, etwa mit einer Empfangsbestätigung.

Eine Vorlage zum Anpassen, in der Höflichkeitsform, weil sie an deinen Auftraggeber geht:

Behinderungsanzeige nach § 6 Abs. 1 VOB/B

Bauvorhaben: [Bezeichnung, Anschrift] · Auftrag vom [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit zeigen wir an, dass wir seit dem [Datum, Uhrzeit] in der Ausführung folgender Leistungen behindert sind: [Leistung, Bauteil, Achse/Geschoss].

Ursache: [z. B. Ausführungspläne für die Decke über EG liegen nicht vor / Vorleistung von … nicht fertiggestellt].

Auswirkung: [betroffene Kolonne, Geräte, voraussichtliche Folgen für den Bauablauf].

Bitte teilen Sie uns mit, wann die Behinderung beseitigt wird. Wir nehmen die Arbeiten unverzüglich wieder auf, sobald dies möglich ist, und zeigen Ihnen das an. Unsere Ansprüche auf Verlängerung der Ausführungsfristen und auf Ausgleich der Mehrkosten behalten wir uns vor.

Mit freundlichen Grüßen, [Name, Betrieb]

Nachträge und Stundenlohnarbeiten

Ändert der Auftraggeber den Bauentwurf oder ordnet er etwas anderes an und ändern sich dadurch die Grundlagen des Preises für eine im Vertrag vorgesehene Leistung, ist nach § 2 Abs. 5 VOB/B ein neuer Preis zu vereinbaren, möglichst vor der Ausführung. Für eine im Vertrag nicht vorgesehene Leistung hast du nach § 2 Abs. 6 Anspruch auf besondere Vergütung, musst ihn aber ankündigen, „bevor“ du mit der Ausführung beginnst. Leistungen ohne Auftrag werden nach § 2 Abs. 8 grundsätzlich nicht vergütet, außer der Auftraggeber erkennt sie nachträglich an oder sie waren notwendig, entsprachen seinem mutmaßlichen Willen und wurden ihm unverzüglich angezeigt.

Für das Tagebuch heißt das: Jede Anordnung bekommt einen Eintrag mit Datum, Uhrzeit, wer sie gegeben hat und was genau verlangt wurde. Dazu das Datum deiner Ankündigung. Als Anfang kann ein kurzer Text an den Auftraggeber dienen:

Sehr geehrte Damen und Herren, [Name, Funktion] hat am [Datum] folgende Leistung angeordnet: [Beschreibung]. Diese Leistung ist im Vertrag nicht vorgesehen. Wir kündigen hiermit unseren Anspruch auf besondere Vergütung nach § 2 Abs. 6 VOB/B an. Ein Nachtragsangebot folgt bis [Datum].

Ohne VOB/B gilt für Bauverträge § 650b BGB: Begehrt der Besteller eine Änderung, musst du, mit Ausnahmen nach Abs. 1, ein Angebot machen; ohne Einigung binnen 30 Tagen kann er die Änderung in Textform anordnen. Die Vergütung folgt dann § 650c BGB: tatsächlich erforderliche Kosten mit angemessenen Zuschlägen. Belegen kannst du die nur mit dokumentierten Stunden und Material.

Stundenlohnarbeiten werden nach § 2 Abs. 10 VOB/B nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden. Nach § 15 Abs. 3 zeigst du ihre Ausführung dem Auftraggeber vor Beginn an und reichst, wenn nichts anderes vereinbart ist, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich Stundenlohnzettel ein. Der Auftraggeber gibt sie unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang, bescheinigt zurück. Zettel, die er nicht fristgemäß zurückgibt, gelten als anerkannt. Vermerke im Tagebuch, wann du welchen Zettel übergeben hast.

Abnahme: wenn sich die Arbeit auszahlt

Nach § 12 VOB/B führt der Auftraggeber die Abnahme binnen 12 Werktagen durch, wenn du sie nach Fertigstellung verlangst, sofern keine andere Frist vereinbart ist (Abs. 1). Verlangt eine Seite die förmliche Abnahme, wird der Befund gemeinsam schriftlich niedergelegt, mit Vorbehalten wegen bekannter Mängel und deinen Einwendungen (Abs. 4). Wird keine Abnahme verlangt, gilt die Leistung 12 Werktage nach deiner schriftlichen Fertigstellungsmitteilung als abgenommen. Wird keine Abnahme verlangt und nimmt der Auftraggeber die Leistung in Benutzung, gilt sie 6 Werktage nach Beginn der Benutzung als abgenommen, wenn nichts anderes vereinbart ist; Benutzung zur Weiterführung der Arbeiten zählt nicht (Abs. 5).

Im BGB-Vertrag gilt ein Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen, wenn du nach Fertigstellung eine angemessene Frist gesetzt hast und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert; einen Verbraucher musst du zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hinweisen. Verweigert der Besteller die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er nach § 650g BGB auf dein Verlangen an einer gemeinsamen Zustandsfeststellung mitwirken. Bleibt er einem vereinbarten oder von dir mit angemessener Frist bestimmten Termin fern, kannst du sie einseitig vornehmen, außer er fehlt unverschuldet und sagt dir unverzüglich Bescheid. Die einseitige Feststellung datierst und unterschreibst du und gibst ihm eine Abschrift. Ist ihm das Werk verschafft worden, wird bei einem offenkundigen Mangel, der darin fehlt, vermutet, dass er später entstanden und vom Besteller zu vertreten ist, außer er kann seiner Art nach nicht von ihm stammen.

Die tägliche Routine

Das beste Bautagebuch ist das, das jeden Tag geführt wird. Leg dafür eine feste Zeit fest, zum Beispiel direkt nach Feierabend auf der Baustelle, und eine verantwortliche Person, zum Beispiel den Polier. Diese Checkliste kannst du ausdrucken:

• Datum, Baustelle, Verfasser eingetragen
• Wetter morgens und mittags, Unterbrechungen mit Uhrzeit
• Personal: eigene Leute, Nachunternehmer, Arbeitszeiten
• Geräte im Einsatz, Anlieferungen mit Lieferschein
• Ausgeführte Leistungen nach Bereich und Geschoss
• Anordnungen des Auftraggebers mit Datum, Name und Inhalt
• Behinderungen: Beginn, Ursache, Ende, Anzeige verschickt?
• Bedenken angemeldet?
• Bauteile, die morgen verdeckt werden, fotografiert und Feststellung verlangt?
• Fotos mit Nummer im Eintrag vermerkt
• Stundenlohnarbeiten vorher angezeigt, Zettel übergeben oder zurück?
• Eintrag abgeschlossen und, wenn vereinbart, an die Bauleitung geschickt

Drei Gewohnheiten machen den Unterschied: Schreib am selben Tag, nicht am Freitag für die ganze Woche. Schreib, was du gesehen hast, nicht was du vermutest. Und lass Einträge nachträglich unverändert. Eine Korrektur bekommt einen eigenen Eintrag mit Datum.

Wo craftflowOS dir dabei hilft

Drei Funktionen nehmen dir einen Teil der Routine ab.

• Zeiterfassung. Mit der Zeiterfassung stempelt dein Team am Projekt ein und aus, am Handy statt auf dem Zettel. Du gibst die Zeiten frei, siehst die Ist-Stunden je Projekt und exportierst sie für die Lohnabrechnung. So liegen die Zeiten für Tagebuch und Stundenlohnzettel an einer Stelle.
• Kunden und Projekte. Unter Kunden und Projekte hängen Kontakte, Notizen, Angebote, Rechnungen und Baustellen zusammen. Die Plantafel zeigt dir Team, Termine und Status je Projekt.
• Baustellen-Doku. Mit der Baustellen-Doku diktierst du vor Ort, was gemacht wurde. craftflowOS macht daraus einen Bericht mit Zeitstempel und hängt ihn ans Projekt, auf Wunsch mit Foto.